Contesto del fenomeno nelle frodi di magazzino
Durante la chiusura dell’esercizio fiscale, che per molte aziende avviene alla data del 31 dicembre di ogni anno, si ripropone il problema delle giacenze a magazzino (stock), della loro valorizzazione e degli ammanchi legati a possibili frodi.
Vedremo di seguito una breve lista di migliori pratiche per contenere i fenomeni legati agli ammanchi inventariali e, soprattutto, come prevenire tali fenomeni.
Gestire le scorte in modo consapevole e sicuro significa sapere cosa si possiede, dove è ubicato (magazzini interni, magazzini esterni o merci in transito) ed il corretto valore, quindi una chiara tracciatura e registrazione contabile è essenziale. Le merci ad alto valore e facilmente trasportabili, perché di dimensioni contenute, oppure che non riportano il logo dell’azienda, sono facili da vendere e pertanto particolarmente a rischio.
Ladri e taccheggiatori
Un ladro che entra dall’esterno nei locali aziendali, è una minaccia concreta.
In questo caso è necessario controllare la sicurezza intorno ai locali per ridurre al minimo il rischio. In un negozio, i ladri possono organizzarsi in più persone per rubare, alcuni forniscono una distrazione mentre altri rubano le merci. E’ necessario insegnare al personale dipendente ad essere attento e a riconoscere comportamenti di questa tipologia.
E’ necessario stabilire una politica chiara e assicurasi che il personale sia addestrato a riconoscere quando si stanno per verificare tali fenomeni illeciti.
Proteggere il magazzino
La protezione delle merci contenute nel magazzino rappresenta una attività di prevenzione frodi che deve essere gestita secondo regole chiare e semplici.
Di seguito si riportano le principali indicazioni:
- identificare e contrassegnare apparecchiature portatili costose (come i computer). Se possibile, dotare le scorte di valore di etichette di sicurezza, come i tag di identificazione a radiofrequenza, che emetteranno un allarme se vengono spostati;
- Non lasciare merci e attrezzature incustodite dopo la consegna. E’ necessario stivare e posizionarle in luoghi sicuri, registrare l’entrata merce. È utile smaltire gli imballaggi in modo sicuro: lasciare le scatole in vista potrebbe essere un richiamo per i malintenzionati;
- Eseguire regolarmente degli inventari infra-annuali;
- Installare telecamere (CCTV) nei muri perimetrali, nei parcheggi e in altri luoghi chiave.
Furto da parte del personale interno
Il furto da parte dei dipendenti è un problema. Per evitare ciò è necessario procedere secondo tali linee guida:
- Formare il personale sui sistemi di sicurezza e sui regolamenti aziendali, politiche e procedure disciplinari;
- Formare il personale sui danni economici che subisce l’azienda nel caso dei furti a magazzino da parte dei dipendenti e l’eventuale rischio di mantenimento del posto di lavoro;
- Stabilire procedure per prevenire i furti. Il personale con responsabilità economico/finanziarie non dovrebbe essere responsabile della contabilità di magazzino.
- Limitare l’accesso a magazzini solo al personale autorizzato, e agli armadi contenenti merci e attrezzature;
- Cambiare regolarmente il personale che controlla le scorte per evitare collusioni o cattive pratiche.
Gestione del controllo delle scorte
Ci sono molte attività amministrative associate al controllo delle scorte. A seconda delle dimensioni e della complessità dell’attività, possono essere svolte come parte delle funzioni di un amministratore o da uno Stock Controller dedicato.
Per tutti i casi in cui vogliate una consulenza investigativa volta ad analizzare gli ammanchi di magazzino e come poter gestire tale fenomeno, non esitate a contattare Michael Slim International e saremo lieti di potervi aiutare.
